Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht. Das regelt das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 beschlossen wurde. Wenn du also im B2B-Bereich mit GeschäftskundInnen arbeitest, betrifft dich die Gesetzesänderung. Doch keine Sorge: Für GründerInnen und kleine und mittlere Unternehmen gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Welche Bedeutung die E-Rechnungspflicht für dein Business hat, was du künftig beachten solltest und wie du selbst E-Rechnungen schreibst, erfährst du hier.

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (auch: elektronische Rechnung) ist nicht einfach eine digitale Rechnung, die du mit Office-Programmen oder Excel erstellen kannst. Sie muss zusätzlich zum digitalen Format auch maschinenlesbar sein und automatisch von Buchhaltungssystemen erfasst werden können. Die wichtigsten Kennzeichen einer E-Rechnung sind:

• ein strukturiertes Format, das die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht
• die elektronische Übermittlung der Rechnung über spezielle Plattformen (E-Mail-Versand weiterhin möglich)
• durchgehende automatisierte Verarbeitung, ohne dass Daten auf ein anderes Medium übertragen werden müssen

Die E-Rechnung muss als maschinenlesbare XML-Datei erstellt werden – bekannt auch als XRechnung, die für öffentliche Behörden schon seit 2020 Pflicht ist. Mithilfe des Formats ZUGFeRD ist es möglich, diese XML-Datei unsichtbar in ein PDF zu integrieren, das die Rechnungsinformationen auch in für Menschen lesbarer Form beinhaltet.

Was ändert sich, wenn die E-Rechnung 2025 Pflicht wird?

Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Bis Ende des Jahres 2026 und für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027 sind herkömmliche Rechnungen jedoch weiterhin zulässig, wenn das empfangende Unternehmen zustimmt. Das heißt, du hast genug Zeit, deine bisherigen Rechnungsprozesse zu prüfen und gegebenenfalls zu ändern.

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